Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4


^ 24.Правила приема и обработки поступающих документов. Организация работы с документами находится в зависимости от объема документооборота, орг.структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 ряда последовательных операций: прием документов, их рассредотачивание и направление на выполнение, выполнение и отправка. В организациях, которые не делают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов выполняются централизованно секретарем Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом либо работником службы делопроизводства. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером либо гостем, приняты по телетайпу, факсу, электрической почте. Значительная часть документов поступает Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 методом передачи их командированными сотрудниками других учреждений. Передача документов с внедрением электрической почты существенно уменьшает время на передачу инфы и увеличивает надежность доставки. Задачка секретаря — организовать учет поступления документов Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение. Поступившие документы проходят последующие этапы: первичную обработку; предварительное рассмотрение, разметку; регистрацию; рассмотрение документов управлением; направление на выполнение; контроль выполнения; выполнение документов; подшивку Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 документов в дела. При получении документов, сначала, проверяется корректность их доставки. Неверно приобретенная корреспонденция ворачивается отправителю либо пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется корректность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страничек Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 документа и всех приложений. Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, кроме имеющих надпись «лично». Корреспонденция, имеющая пометку "Секретно", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.  При Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 отсутствии приложений либо листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом  документе и в журнальчике регистрации входящих документов в графе “Примечание”. Если приобретенный факс стопроцентно либо отчасти не читаем, об Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 этом также ставится в известность отправитель. Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем личных людей, потому что оборотный адресок может быть указан лишь на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 с просроченным сроком выполнения. В данном случае штемпель на конверте может служить подтверждением денька получения документа. Не считая того, при получении по почте просроченного денежного документа нужно составить акт о деньке получения документа, подписанный 2-мя Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 сотрудниками организации (конторы) и работником почты. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в компанию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Не считая Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 того, в ней может быть обозначено сокращенное заглавие учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, приобретенного в текущем году, указывает полное количество поступивших документов. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, также Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации. Обычной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметки о поступлении лишь на документах, подлежащих предстоящей регистрации. Другие документы (маркетинговые и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться приобретенная информация, передачу документа данному работнику Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. Входящий документопоток в таком случае указывается существенно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции нереально просчитать.  Документ, приобретенный по факсу, уже имеет дату получения. Беря во внимание, что факс, обычно Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой стремительно выцветает, с принципиальных документов снимают ксерокопию. Секретарь-референт либо работник службы делопроизводства должен производить "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 рассмотрение более принципиальные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для следующего доклада руководителю. Другие документы, не требующие принятия решения на уровне управляющего, могут быть переданы заместителю Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 управляющего предприятия, в структурные подразделения либо сходу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых конкретно в структурные подразделения либо исполнителям, будет возрастать. При подготовительном рассмотрении выясняется также, не Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 нуждаются ли документы, передаваемые управлению предприятия, в подборе дополнительных материалов (предшествующей переписки, договоров, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем - референтом и передаются вкупе с входящим документом руководителю. Если в обязанности Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 секретаря - референта заходит доклад о поступивших документах, ему нужно самому за ранее ознакомиться с этими материалами. Без подготовительного рассмотрения передаются по предназначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения либо фамилию Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 работника предприятия. Завершается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Передача входящих документов на рассмотрение управлению должна осуществляться после регистрации. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4.



25.Регистрация, контроль над сроками выполнения документов и поручений управляющего. Регистрация документов- это фиксация факта сотворения документа либо его получения, методом присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 регистрационный журнальчик. Регистрация нужна для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Главным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен региться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 денек поступления, исходящие и внутренние документы – в денек подписания. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная. Большая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении все регистрационных операций Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 в одном месте либо одним работником, к примеру, секретарем. Такая система позволяет сделать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система подразумевает регистрацию документов в местах их сотворения Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 либо выполнения, т. е. в структурных подразделениях. С учетом специфичности предприятия может употребляться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регится централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях. При регистрации документов Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 на предприятии должны соблюдаться последующие правила:  каждый документ регится только один раз; все документы регистрируются исключительно в одном месте; все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. При регистрации все документы Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 делятся на несколько групп, любая из которых регится раздельно, к примеру: входящие документы;  исходящие документы; внутренние документы;  коммерческие договоры;  документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»). Есть три главных формы регистрации Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 документов: 1) карточная система регистрации документа; 2) журнальная система регистрации документа; 3) компьютерная система регистрации документа. Контроль выполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное выполнение документов, сделанных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 людей.  Контроль выполнения документов ведется с целью содействия своевременного и высококачественного выполнения решений и задач управления организации либо структурного подразделения. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 за сроками выполнения задания. Контроль мо существу выполнения поручения, решения вопроса производит управляющий (учреждения либо отдела) либо специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, как верно, успешно, много решен Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 вопрос. Контроль за сроками выполнения документов ведет секретарь либо служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно поделить на текущий и предупредительный. Текущий и предупредительный контроль – это неизменная проверка и регулирование хода выполнения документов Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. Сроки выполнения документов могут быть типовыми  либо  индивидуальными. Типовые сроки выполнения определенных категорий документов установлены законодательными либо нормативно-правовыми актами Русской Федерации. Любая служба делопроизводства обязана иметь таковой список документов с типовыми Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 сроками выполнения. Рекомендуется включить таковой список в качестве приложения к Аннотации по делопроизводству, тем он будет доведен до всех управленческих работников организации. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены долгие сроки выполнения (несколько Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 месяцев, полгода, год). В таком случае нужно поделить поручение на этапы и держать под контролем выполнение задания поэтапно. Сроки выполнения документа исчисляются в календарных деньках: поступивших (входящих) из других Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания либо утверждения. Выполнение контролируется с момента поставки документа на контроль. Форма контроля выбирается исходя из способностей учреждения. Это может быть Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 ручная сроковая картотека, но сейчас все почаще употребляется автоматическая система контроля выполнения документов. Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме употребляются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными {картонными Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 либо пластмассовыми) разделителями. 30 один разделитель - это числа месяца (31 денек). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок выполнения которых падает на последующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 денька) эти карточки будут расставлены по Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком выполнения. Они стоят тут до того времени, пока не будет указан новый, продленный срок выполнения. Зарегистрировав стопроцентно документы, секретарь расставляет карточки Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 по срокам выполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В случайной форме можно Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 записывать на карточку и устные поручения управления.

Таким макаром, секретарь по сроковой картотеке просто может знать, что на какой денек должно быть исполнено. Одна из основных обязательств секретаря сначала рабочего денька -вынуть из Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 сроковой картотеки карточки на все задания текущего денька и проверить, будут ли они исполнены сейчас. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-нибудь задания срывается и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 нужен перенос срока выполнения, об этом докладывается руководителю. Срок выполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим. Кроме текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он возьмет карточки Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 на задания, срок выполнения которых исходит через 3 денька, и предупредит об этом каждого исполнителя. Периодическая проверка выполнения, искусно и корректно проведенная секретарем, который тактично припоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 вопроса зависит благоденствие компании и т.д., всегда подчеркивает нужность данного работника и его работы. Не считая того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего денька управляющего, потому что в ней отражены все Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 мероприятия и задания на данное число. Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об выполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда выслан документ. Документ считается исполненным Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 тогда, когда стопроцентно выполнены поставленные в документе либо обозначенные в резолюции задания. Временами (в больших учреждениях каждый месяц) составляются аналитические справки, в каких указывается, какое количество документов было взято на Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 контроль, сколько не выполнено в срок, из их по почтительным и непочтительным причинам. Более оптимальным является сейчас автоматический контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на ПЭВМ. Особые программки позволяют выводить на Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 экран списки документов, выполнение которых исходит в определенный срок. Автоматическая система контроля просто позволяет просмотреть все задания не только лишь по срокам, да и по исполнителям и таким макаром созидать загрузку каждого. Потому Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 что машина фиксирует все задержки выполнения документов, программку контроля можно увязать с премированием служащих. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в хоть какой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком выполнения Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Надлежащие аналитические справки могут автоматом составляться компом по данной форме и поступать на компьютер управляющего. Автоматический контроль Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 за исполнением документов производится или с внедрением специализированных программ контроля, или как составная часть всеохватывающей программки автоматизации документооборота.


26.Подготовка проектов документов (организационно-распорядительных и др.). К более всераспространенным видам распорядительных документов, издаваемых в Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 организациях разных форм принадлежности, относятся постановления, решения, приказы, указания. Можно выделить последующие стадии подготовки распорядительного документа: исследование существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 принятия этих документов на заседании коллегиального органа. Функцию составления и дизайна распорядительного документа лучше обрисовать в аннотации по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа. Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному либо нескольким структурным подразделениям либо отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и огромных распорядительных документов могут создаваться рабочие группы Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 (комиссии), привлекаться ученые либо квалифицированные спецы из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее    качество документа - достаточная компетентность лиц, его готовящих.   Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 к его составителям (профессионализм, глубина познания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли), Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость воплощения исполнительной и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 распорядительной деятельности для воплощения задач, возложенных на учреждение. Учреждение либо структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу. 1-ая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 вопросов, которые предстоит в нем отразить. Зависимо от значимости управленческого деяния приступают, сначала, к исследованию законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предыдущих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам. Пересмотр ранее издававшихся Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их подмене, отмене отдельных пт и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа просит сбора нужной инфы по существу поставленного вопроса Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. Только собрав и исследовав нужные материалы, получив полную ясность по предмету исследования, верно определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании главных положений определенного Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 решения.  Текст распорядительного документа в большинстве случаев состоит из взаимозависимых 2-ух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана разъяснить, чем вызваны распоряжения. В ней Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 могут быть перечислены факты, действия, дана оценка. Часто в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во выполнение которого издается данный распорядительный документ (в большинстве случаев приказ). В данном случае указываются Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 вид акта, его создатель, дата, номер, полное заглавие (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать объяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 часть, которая излагается в повелительной форме. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, д ействующих на принципах единоначалия, также документах, адресованных управлению организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил")». Если распорядительная часть подразумевает разные по нраву деяния и нескольких исполнителей, она делится на пункты Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пт указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, к примеру, в приказах), предписываемое действие и срок выполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписываемое действие выражается Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 глаголом в неопределенной форме -"приготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "создать" и т.д. Срок выполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. В конце текста распорядительного документа помещается список документов, утративших Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 силу либо подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пт в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 которые даются в соответственных пт текста. Текст распорядительного документа обязан иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется с помощью отглагольных существительных (к примеру, "О предназначении...", "Об утверждении...", "О внедрении...", "О разработке Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4...") либо существительных, указывающих на предмет (к примеру, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о разработке, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и компаний, о рассредотачивании обязательств Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 меж управлением, о внесении конфигураций в положение (утомившись), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные аннотации, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в каких предопределен Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 не только лишь состав, да и порядок расположения инфы. Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: герб либо эмблема, наименование учреждения Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4-автора, заглавие вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании. Оканчивающим шагом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями либо должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется методом визирования либо проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и управляющим структурного Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 подразделения, вносящего проект, всеми обозначенными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за выполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых просит денежного обеспечения, непременно согласовываются с финансовыми органами либо службами. Виза юрисконсульта свидетельствует Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 о согласовании документа законодательным и нормативным актам, также о согласовании отдельных формулировок особым требованиям неких органов (к примеру, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение либо лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 либо гриф согласования, обычно, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект документа кропотливо выверяется. При всем этом повышенное внимание следует направить на проверку Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 цифровых данных, фамилий, имен и отчеств. Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - дискуссируются и принимаются на заседаниях. В процессе обсуждения в их можно заносить поправки и дополнения. Доработанные Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 проекты выносятся на утверждение на последующее заседание.

На сто процентов приготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются управляющим либо его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается 1-ый экземпляр документа, сделанный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания либо доведения до сведения исполнителя. В ряде всевозможных случаев срок вступления Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 в силу и срок деяния акта управления указываются в самом документе. Особенное значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в согласовании со перечнем, приготовленным составителями Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 проекта документа.


27.Требования к работе с документами, их составление и оформление. Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Требования к текстам управленческих документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», но эталон содержит только те положения о составлении текстов документов, которые являются общими для всех документов. Развернутые положения о составлении текстов документов содержатся Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 в Методических наставлениях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Документ может быть составлен как на российском, так и государственном языке в согласовании Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 с законодательством о муниципальных языках Русской Федерации и субъектов Русской Федерации. Но ГОСТ определяет случаи, когда тексты документов пишутся лишь на российском языке. Лишь на российском языке текст оформляется при направлении документов: в Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 фед-ные органы гос.власти, органы гос.власти субъектов РФ; на предпр-я, в орг-ции и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ либо расположенные на местности других субъектов РФ Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. Приступая к составлению документа, руководствуются последующими правилами. Во-1-х, уточняются необходимость, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет верно избрать вид документа, его форму. Во-2-х, нужно изучить Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такового типа. Познание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, верный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 постановку.При составлении распорядительных документов, к примеру, приказов, следует, не считая того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и собственной организации, чтоб избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 нерешенных сторонах задачи. Потом приступают к сбору инфы по существу поставленного в документе определенного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера, Собрав всю нужную информацию, составляют проект документа. При всем этом употребляют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.Проект документа редактируется и согласовывается. Завершающий Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 шаг - окончательное оформление и подписание документа. При составлении текста документа нужно учесть, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в согласовании с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. В почти Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 всех случаях для правильного составления текста документа следует знать, по какой модели составляется текст документа данного вида либо разновидности.Модель текста документа определяет не только лишь композиционную структуру текста, другими словами последовательность расположения коммуникативно Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4-смысловых частей текста, да и языковые и стилевые особенности основного текста документа. В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться:  на базе официально утвержденных унифицированных форм документов; с учетом требований нормативных актов, регламентирующих Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 создание отдельных видов документов; в форме, отражающей устойчивую практику документирования. Тексты документов, составляемые на базе унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы либо анкеты. Текст-трафарет – текст документа, содержащий Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 постоянную информацию и пропуски для переменной инфы, характеризующей определенную управленческую ситуацию. Таблица – метод представления инфы, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице размещается в ячейках, образованных скрещением горизонтальных и вертикальных линий Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. Анкета – метод представления текста в виде последовательности тематически взаимосвязанных предложений, построенных по принципу «вопрос – ответ». Тексты документов излагаются:  от 1-го лица единственного числа;  3-го лица единственного числа; 1-го лица множественного числа; 3-го лица Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 множественного числа: Дирекция, профсоюзный комитет ОАО «Кристалл» внушительно требуют... В текстах законодательных и других нормативных правовых актов обширно употребляются предложения, в каких сказуемое выражено глаголом в форме реального времени, которая присваивает Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 тексту констатирующе-предписывающий нрав. Нормативные предписания оформляются в виде пт, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой при Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 помощи заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) либо абзацного отступа. Другие знаки в оформлении текста документов не приняты. Рубрикация может быть многоуровневой (но менее 4 уровней). В данном случае номер рубрики второго и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 следующего уровней включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых больших рубрик текста состоят из 1-го знака, рубрик второго уровня – из 2-ух символов и т.д. Такая система нумерации исключает необходимость использовать слова «раздел», «глава Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4», «параграф» и т.д. При оформлении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти нужно соблюдать требования, установленные Правительством РФ. Важными являются требования достоверности и объективности, наибольшей краткости документа при полноте инфы Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, точности, исключающей возможность двойственного осознания текста. Точность, корректность осознания инфы, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Краткость достигается, сначала, отбором нужной и достаточной инфы, исключением повторений и лишних подробностей Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достигнуть ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, употребляется оборотный порядок слов. К примеру: Повысить дисциплину посодействовал переход на хозяйственный расчет. Следует избегать использования в одном предложении Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 однокоренных слов, тавтологии. Для стиля служебных документов типично употребление устойчивых словосочетаний, потому что в деловой документации большая часть слов употребляется только с одним либо ограниченной группой слов. Служебные документы отличает нейтральный тон. Обширное распространение в Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие инфы. К примеру: военно-морские силы - ВМС; отдел труда и заработной платы - ОТЗ; абсолютный ~ abs Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4; архивный - арх. и т.д. В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются предпосылки, основания либо цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, советы. В Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 тексте документа, приготовленного на основании законодательных, других нормативных правовых актов, также документов, ранее изданных организацией – создателем документа, должны содержаться ссылки на документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 документ, дата принятия либо утверждения документа, его регистрационный номер, также заголовок документа, заключенный в кавычки. Текст документа делится на абзацы - простые составляющие текста, состоящие из одной либо нескольких фраз (предложений) и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит менее 2-ух - 3-х предложений. С абзаца начинается любая новенькая идея. Схожий прием помогает вникнуть в содержание документа, сделать маленькие остановки при чтении документа. ГОСТ Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 советует печатать абзац отступив 5 печатных символов. Так как единых правил печатного производства текстов документов нормативными документами не установлено, организации вправе в аннотации по делопроизводству установить свои корпоративные правила.


28.Контроль над качеством Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 дизайна документов. Редактирование и корректура документов. Редактирование текста – исправление недостатков содержания и ошибок авторского языка (речи, стилистики). Корректура отвечает за то, чтоб произнесенное перевоплотился в верный (соответственный правилам российского языка) текст Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. До того как что-либо поменять, следует ознакомиться с документом в целом. Редактирование - приведение содержания и формы любого документа, написанного либо приготовленного кем-либо, в соответствие с принятыми либо специально установленными требованиями и нормами. Редактирование Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 разделяется на 2 вида: 1) языковое редактирование – редактор инспектирует корректность передачи смысла начального текста в переводе, логику изложения и единство использования соответственной терминологии, 2) особое редактирование – редактор либо другой переводчик, являющийся спецом в Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 соответственной области, инспектирует текст исходя из убеждений правильного и уместного использования терминологии. Редактирующий имеет право поменять форму, но не содержание документа. Текст должен содержать целесообразное количество инфы. Следует структурировать текст в Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 согласовании с содержанием. Выявление стилистических ошибок и погрешностей - устранение слов другой стилистической расцветки, смешения стилей, потребления штампов и массивных метафор, лексической избыточности либо дефицитности. Выявление орфографических и пунктуационных ошибок. Орфография выслеживает правила Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 обозначения звуков знаками, правила потребления строчных букв и графических сокращений, правила слитного, дефисного и раздельного написания слов, правила переноса слов. Пунктуация отвечает за корректность потребления символов препинания. Принципы редакторской правки: сохранение содержания Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 документа постоянным; возможность обосновать, что вмешательство в текст нужно; целостность и последовательность (все недочеты отмечаются и исправляются сходу, так как одно изменение может повлечь за собой другое); четкость и аккуратность. Виды редакторской правки Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4: Правка-вычитка представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ. Правка-сокращение производится в 2-ух главных случаях: когда нужно хоть Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 какими методами сделать документ короче (тогда можно пойти на некое уменьшение объема содержания); когда в тексте содержится лишная информация — повторы и «общие места». Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 недостатки, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, внедрением массивных синтаксических конструкций и т.д. Правка-переделка используется при подготовке документов тех создателей, которые слабо обладают литературным языком.  Корректорская правка (корректура) — исправление в тексте Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4  грамматических и технических  ошибок. Корректорская правка включает: проверку орфографии (в т. ч. соблюдения правил переноса, дефисного, слитного и раздельного написания слов); устранение  морфологических  ошибок (употребление форм склонения, числа, падежа и др Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4.); проверку  пунктуации. Текст, неотредактированный корректором, может содержать неточные, разноплановые формулировки, сделать негативное воспоминание о фирме и оттолкнуть возможных клиентов. Хорошо написанный, корректный текст – довольно принципиальное условие для сотворения положительного «имиджа» компании Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. 1-ое знакомство с компанией происходит часто конкретно с помощью текстовых материалов (веб-сайт, статьи, маркетинговые буклеты). Стиль компании – это не только лишь логотип и слоган. Для сотворения идеального стиля принципиальна любая деталь. Небережно Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 написанный текст рождает сомнения в добросовестности и компетентности служащих.  Корректура - редактирование текстов с целью исправления всех видов ошибок, погрешностей стиля, логических либо стилистических недостатков. 


29.Обработка дел для следующего хранения. Оканчивающий шаг работы Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для следующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 к ним нередко обращаются за справками, работа с некими документами завершается сначала нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для долгого хранения. Дела постоянного и временного (выше Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, либо (в малеханькой фирме) перекладываются в другой шкаф. К примеру, дела за 1995 г. должны быть обработаны в 1997 г. Дела для хранения Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 готовятся в серьезном согласовании с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Гос системе документационного обеспечения управления". Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы на Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4учной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с неизменным и длительным сроками хранения. В больших учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 служащих архива учреждения. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, компаний, компаний содержат информацию, ценность которой различна. Значимая часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не ворачиваются Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться повсевременно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 -определение политического, экономического, социально-культурного, практического и другого значения документов с целью «отбора документов на государственное хранение либо установления сроков их хранения на базе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится в несколько шагов Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, начинается в текущем делопроизводстве и завершается в муниципальном архиве. Первым шагом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда определяются сроки хранения создаваемых документов. 2-ой раз экспертиза ценности уже Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к долговременному хранению либо сдаче в архив учреждения. И 3-ий раз опять уточняется ценность документов при передаче Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 их на неизменное хранение из архива учреждения в муниципальный архив. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под управлением экспертной комиссии (ЭК), действующей повсевременно. В больших учреждениях действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений, подчиненных либо подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Главных правилах работы ведомственных архивов".  В границах каждого подразделения просматривают Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 поначалу более принципиальные и обобщающие материалы и отбирают на неизменное хранение подлинники документов, более много характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, многообещающие планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-нибудь причине Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов. Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в разные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На неизменное хранение оставляется только подлинник в том Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 структурном подразделении, где он был составлен. Но если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, либо подлинник находится в нехорошем физическом состоянии, его также следует Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 бросить на хранение. Определенные сроки хранения документов инсталлируются при помощи разработанных специально и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения разных категорий документов. Архивными учреждениями разработаны типовые списки. Они Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 устанавливают сроки хранения документации, обычной для большинства учреждений, организаций, компаний, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (управление, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4.). Зависимо от значимости документов сроки их хранения инсталлируются неизменные либо временные: один год, три года, 5 лет, 10 лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, последующего за годом окончания Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 дела. Вместе с списками при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, потому что в их указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на надлежащие статьи перечней. В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 группы дел:    неизменного хранения, подлежащие в следующем передаче в муниципальный архив; долгого хранения в архиве учреждения (выше 10 лет); временного хранения(до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. Формирование дела завершается после окончания года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После чего проводится работа по оформлению дел для следующего хранения либо передачи их в ведомственный архив. Оформление дела Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 - "подготовка дела к хранению в согласовании с установленными правилами", проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел либо секретарь. Зависимо от ценности документов и соответственно сроков хранения дел проводится полное либо частичное Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 (облегченное) оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат облегченному оформлению. Сначала, выявляется их наличие в согласовании с номенклатурой дел. Основное внимание сосредоточивается на делах неизменного, длительного Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 (выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В согласовании с требованиями "Гос системы документационного обеспечения управления" и "Главных правил работы ведомственных архивов" проводится их полное оформление, которое включает: подшивку Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 либо переплет дела; нумерацию листов; составление листа-заверителя дела; составление в нужных случаях внутренней описи документов дела; оформление всех реквизитов обложки дела. Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заглавия которых не много открывают содержание документов. В данном случае внутренняя опись облегчит внедрение документов дела, поиск нужной инфы. В конце внутренней описи Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью полного количества документов в деле, включенных в опись, и количества листов описи. Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ. Ряд Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 сведений вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:  наименование учреждения и его подчиненность;  наименование структурного подразделения; делопроизводственный индекс дела; заголовок дела; срок хранения дела. При подготовке дела к хранению Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 либо сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена инструкция к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляются также: даты дела; количество листов в деле и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4   архивный шифр дела. На обложке дела неизменного хранения в высшей части перед заглавием учреждения оставляют место для наименования муниципального архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. На документы неизменного и Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 длительного сроков хранения составляется опись -архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц хранения, также созданный для их учета и закрепления классификации. Опись, таким макаром, служит главным учетным и справочным пособием в делопроизводстве Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 и архиве. Перед внесением вполне оформленных дел в опись их классифицируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Потому что на дела неизменного хранения, дела со сроком хранения выше 10 лет и дела Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 по личному составу описи составляют раздельно, то и классификация дел ведется по каждой обозначенной группе раздельно. "Главные правила работы ведомственных архивов" предлагают также составлять раздельно описи на дела, состоящие из специфичных Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, соответствующих только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) и описи на служебные ведомственные издания. При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за пару лет дела Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 поначалу раскладывают по годам, а в границах года - по структурным подразделениям. Такая классификация дел именуется хронологически-структурная. Раскладывая дела по годам, нужно учесть, что дела относятся к тому году, в каком Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством. При классификации дел можно пользоваться ведомственным либо типовым Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 списками документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел. Дела по личному составу систематизируются раздельно, т.к. на их составляется самостоятельная опись. При большенном объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 - на нее также составляются отдельные описи. В этом случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. В согласовании с требованиями "Гос системы Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 документационного обеспечения управления" обработка дел и отбор их на государственное хранение должны выполняться часто по окончании делопроизводственного года. Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному управляющим учреждения. Эта работа должна проводиться раз в год, Дела с неизменным сроком хранения, сроком хранения выше 10 лет и по личному составу принимаются Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 архивом по описям. Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При всем этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.


30.Обязанности секретаря по организации хранения и использования документов в текущей деятельности организации.  В понятие делопроизводство не считая документирования инфы и организации документооборота также заходит хранение Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 и внедрение документов в текущей деятельности предприятия. Данный вид хранения именуют оперативным (либо текущим), при всем этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: хранение документов в процессе их выполнения; хранение Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 исполненных документов. Под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.  Документы во время их выполнения обычно хранятся у Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 исполнителя, зачем заводятся особые папки с надписями типа: "На выполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего денька Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 папки убирают в сейф, шкаф либо стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.  Исполненные документы должны формироваться в дела - в согласовании с номенклатурой дел. При Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 всем этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.Исполненных документов в учреждении, фирме скапливается много. Чтоб в их просто можно было Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 разобраться и стремительно отыскать подходящую информацию, документы после их выполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки. Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в согласовании с номенклатурой дел и классификация Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 документов снутри дела. Правильное и своевременное рассредотачивание и подшивка документов в дела обеспечивает не только лишь возможность резвого поиска документа, да и его сохранность, исключают его утрату. Основными нормативными документами, которыми нужно воспользоваться Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Главные правила работы ведомственных архивов" и "Муниципальная система документационного обеспечения управления". Порядок формирования, хранения и дизайна дел должен быть Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 на основании обозначенных нормативных актов изложен в аннотации по делопроизводству определенного учреждения, конторы с указанием специфичности (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой аннотацией должны управляться работники учреждения, ответственные за формирование Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 и хранение дел. Сформировывают и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку управления и важные внутренние документы сформировывают и хранят в канцелярии либо секретариате управления, В маленьких учреждениях Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, фирмах дела централизованно сформировывает и хранит секретарь. Контроль за правильным формированием дел и методическое управление этой работой производит ведомственный архив и соответственный гос.архив. Формирование дела начинается сходу с начала года. Потому Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 на каждое нареченное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель либо папка-регистратор. На обложке каждого заводимого дела указывается заглавие учреждения, конторы. Если учреждение имеет официально Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Потом с новейшей строчки пишется заглавие структурного подразделения. К примеру, Бухгалтерия либо Отдел кадров. Под заглавием структурного подразделения посреди обложки указывается индекс дела по номенклатуре Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4. К примеру, Дело № 02-24,  где 02 означает индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре. Заголовок на обложку дела обычно переносится вполне из номенклатуры. Понизу обложки дела указывается срок хранения Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 (если дело имеет неизменный срок хранения, пишется "хранить повсевременно"). Раскладка документов в дела делается секретарем либо лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, раз в день в течение всего года. Исполненные Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 документы обязаны иметь отметку об выполнении и помещаются в дела в тот же денек к концу рабочего денька. Серьезное выполнение этого легкого правила исключит утрату документов и обеспечит их сохранность. В Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае возникновения документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его заглавие дописывается в номенклатуру дел под запасным номером. До того как Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, также подлежащие возврату документы подшивать в дело воспрещается. Дальше проверяется корректность дизайна документа. Перед подшивкой Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 снова проверяется наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п. Документы врубаются в дело исключительно в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 и дублетные материалы особо ценных документов, также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.Толщина каждого дела не должна превосходить 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 делится на два либо более тома. При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важным из их является группировка в отдельные дела документов неизменного и временного хранения. Только в исключительных случаях документы различных сроков Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 хранения, но связанные с рассмотрением 1-го вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, также выборных органов и их неизменных комиссий, создаваемые в дела за период их Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 созыва. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, появившимися в процессе решения вопроса. Но в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целенаправлено сформировывать в самостоятельные Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 тома. Снутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но вероятны сочетания и композиции. Обычно, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки. При алфавитной классификации документов употребляют фамилии их создателей, наименования учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов. В нумерационном порядке группируются Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, затратные и т.п.). Классификация отдельных категорий документов имеет свою специфику. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 всем этом приказы по основной деятельности группируются раздельно от приказов по личному составу. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии (повестка денька, доклады, справки, заключения, проекты Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 решений и т.д.). Переписку классифицируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по деятельным документам. Свою специфику имеет формирование личных дел, бухгалтерских документов, воззваний людей. Дела числятся Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 заведенными с момента включения в их первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в их до передачи в архив учреждения. В маленькой фирме дела хранятся секретарем. Дела должны располагаться в запирающихся Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 шкафах, сейфах либо элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения резвого поиска подходящего дела они размещаются на полках вертикально. На внутренней двери шкафа Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. Для дел, содержащих особо ценные документы либо Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 сформированных по видам и сложных по содержанию, также для дел с документами ограниченного доступа составляется и повсевременно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается сначала дела и содержит указание Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При таковой системе сходу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После окончания Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. По мере надобности во временное использование может быть выдано дело полностью. Выдача дел в другие организации разрешается только управляющим организации. Изъятие документов из Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 дел по просьбе компетентных органов (к примеру: прокуратуры: суда и т.д.) может выполняться лишь на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения управления с неотклонимым составлением акта об изъятии Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии. Если требуется выдать дело полностью, заполняется карта-заместитель, в какой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4, росписи в получении и приеме после возвращения документов. В последние время вместе с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали использовать и электрические хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 внедрение документов в текущей деятельности, потому что работу с документом могут создавать несколько служащих сразу, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в согласовании с правами сотрудника. Из этого можно прийти к Планирование рабочего дня секретаря. Планирование рабочего дня руководителя - страница 4 выводу, что внедрение электрических хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязательств.



planirovanie-rabochego-dnya-sekretarya-planirovanie-rabochego-dnya-rukovoditelya-stranica-4.html
planirovanie-rabochego-vremeni-menedzhera.html
planirovanie-raboti-mo-uchitelej-estestvenno-matematicheskogo-cikla-matematiki-informatiki-fiziki-himii-biologii-geografii-trudovogo-obucheniya-na-2012-2013-uchebnij-god.html